Používáme e-mail bezpečně a správně

Narazil jsem při hledání úplně něčeho jiného na celkem zajímavé shrnutí pravidel bezpečné komunikace e-mailem. Ne, nejsou to žádné novinky nebo objevné věci, ale je to celkem přehledný seznam několika bodů, které by se měly dodržovat.  A na některé z nich se dneska velmi často zapomíná, nebo spíše kašle. A - toť můj postřeh - je celkem zajímavé, že ačkoliv se některé zlozvyky pomalu vytrácejí (e-mail bez předmětu), některé se naopak rozšiřují (html zprávy, odpovědět všem, ponechávání balastu v e-mailu).

Pravidla

1. Píšete-li e-mailem oficiálně, používejte stejné normy, jako když píšete dopis. U někoho může nastat problém - nikdy nenapsal dopis.
2. Používáte-li html formát zpráv (a většina "moderních" klientů má toto přednastaveno) vězte, že příjemce nemusí vidět zprávu tak, jak jste ji napsali. Pokud můžete, použijte formát RTF nebo Text a nebo vložte vaši zprávu jako přílohu ve formátu PDF. Ne Word, Excel a podobné, protože příjemce nemusí ten program mít a také jsou to potencioálně nebezpečné soubory - mohou obsahovat makroviry a pod.
3. Nepoužívejte "Odpovědět všem"  Před použitím tohoto způsobu odpovědi se zamyslete. Pokud chcete, aby vaši odpověď viděli všichni, stejně ji adresujte v poli komu adresátovi a ostatní uvěďte do pole "Kopie" a "Skrytá kopie".
4. Nedávejte distribuční seznam do pole Komu a Kopie. Pokud posíláte zprávu více lidem, uveďte je do pole Skrytá. Leda by jste měli důvod, aby ostatní viděli ostatní příjemce zprávy.
5. Nepoužívejte odpovědět všem - snadno přehlednete v textu informaci, kterou ostatní nemají nebo nemusí vědět.
6. Zásadní informace uvádějte vždy na začátku. Informace skryté v polovině zprávy v ostatním balastu se špatně loví. Pokud komentujete předchozí text, jasně to uvěďte na začátku. Ale i tak je to špatně. Po trojnásobné odpovědi už z takové zprávy nikdo nic nevyluští a ztrácí se časové kontinuita.
7. Vždy použijte předmět a to jasně a výstižně. A v rámci komunikace jej neměňte! Ztrácí se potom spojení fronty zpráv - klienti podle předmětu třídí. Tedy někteří. Ti chytřejší umí třídit podle tzv. Konverzace - to jest jedna z hlaviček zprávy, které se během komunikace nemění. Ale některí klienti (Outlook do verze 2007) neumějí podle Konverzace třídit a striktně používají pole Předmět. Takže jeho změnou tuto frontu roztrhnete.
8. Neotvírejte zprávy, které jste dostali omylem.
9. Neotvírejte přílohy, pokud nějakou přílohu nečekáte. Ha, to lze dneska dost těžko, ale snažte se. Přílohy jsou potencionálně nebezpečné.
10. Zprávy, které upozorňují na katastrofy, popřípadě další "informace" od neznámých autorů slibující vám peníze a další výhody, mažte. Bez otvírání.
11. Mažte také všechny zprávy, které vás žádají o pomoc, sbírku, zlegalizovat peníze, vyprat výhru a pod. Jsou to podvody. A pokud ne, tak to 0,00001% zpráv, které podvodem nejsou, nic nevyřeší. O pomoc se žádá jinak.
12. Nepředávajte varování o ničem, o čem nemáte technické informace. V dnešním světě, kdy každý obor vyžaduje roky studia, jsou nám schopni nabulíkovat cokoliv. A zprávu si můžete zkontrolovat na serveru www.hoax.cz nebo na serveru snopes.com/, což je celosvětová podoba českého Hoax.
13. Používejte antivir a antispam a další bezpečnostní mechanismy. Minimálně si ušetříte mazání spousty spamu ze schránky.
14. Pokud zprávu přeposíláte, odstraňte zbytečné od: ... komu: ... předmět:...., které se ve zprávě tímto vytvoří. A také si zkontrolujte přeposílané informace. Ne vždy se vhodné přeposlat kompletní zprávu a ne vždy je potřeba vědět, kudy zpráva putovala. A minimálně tím ušetříte nějaké elektrony. A adresáti se nebudou muset prokousávat zdlouhavým od, komu, přeposláno , než se dostanou k požadovaným informacím.

 

Řetězcové dopisy

A na závěr pár informací o zprávách typu: A pokud toto nepřepošleš alespoň dalším deseti lidem, tak se ...

1. Škody, které tyto dopisy napáchají jsou obrovské. Jejich život je vždy několik let (a pokud se již zdálo, že utichly, vždy se najde nějaký blbec, který to znovu oživí). Škody jsou na ubírání šířky pásma internetu, strojovém času serverů, které je musí zpracovat a času uživatelů, kteří je musí číst.
2. Neexistuje mechanismus, jak zajistit, aby se takovéto zprávy neposílaly tam a zpět mezi stejnými lidi (předat dál všem co mám v kontaktech)
3. Neexistuje mechanismus, jak toto zastavit.
4. Řatězcové dopisy porušují Netiquette (pravidla slušného elektronického chování)

 

Netiquette

I netiketa má vlastní RFC - tools.ietf.org/html/rfc1855

Klíčová slova: Email, bezpečnost, pravidla, Netiquette, netiketa