Najdete, co hledáte?
Hledání, vyhledávání a prohledávání se stává nedílnou součástí naší pracovní doby. Informací je moc, jsou rozhozeny do několika míst a je potřeba nástroj, který Vám umožní hledat a získávat informace pohodlně z jednoho místa.
Ve Windows Vista je již uživatelsky příjemný nástroj zabudovaný přímo do uživatelského prostředí, ve Windows XP sice není, ale dodat. jej lze snadně. Ve starších verzích systému WIndows bylo možno používat Index server, ale upřímně, kdo z Vás jej rozchodil a používal?
Jak zprovoznit hledání ve Windows XP
Aby jste mohli pohodlně používat hledání i ve Windows XP, je potřeba mít instalovaný service pack 2. Potom je již možné stáhnout a instalovat Windows Desktop Search. Po instalaci je nastaveno prohledávání Vašich dokumentů a poštovní schránky - pokud používáte MS Outlook 2003, Outlook 2007 nebo Outlook Express. Změnit nastavení a prohledávaná umístění je možné v konfiguraci. A potom již máte k dipozici stejný vyhledávací nástroj, který je k dispozici i uživatelům Windows Vista. Výčet typů prohledávaných dokumentů je možné rozšířit, ale o tom a o nastavení hledání někdy příště.
Jak hledat?
Jak tedy hledat? Aby jste našli to, co hledáte, nestačí prostě napsat "potápění". Nebo tedy stačí, ale vypadne na Vás spousta a spousta dokumentů smíchaných pěkně dohromady - pošta, soubory na disku, kontakty - aspoň na mém počítadle. Vytvořím si modelový příklad: hledám poštu od Karla o tom, jak pojedeme na Cerekev, měla asi přílohu a přišla někdy po únoru.. Zkusím napsat "Karel Cerekev". Nic moc. Vypadlo na mno toho strašná spousta, asi stovka dokumentů, majlů, tu a tam nějaký obrázek.
Takže se musíme zeptat nějak jinak, abychom našli, co potřebujeme. Jasně, je potřeba vědět, co hledám. Takže předpokládám, že jsem dostal e-mail od Karla o tom, že pojedeme někdy začátkem června na Cerekev. Potřebuji jej najít, protože jsem zapomněl, kdy pojedeme a kdo s námi. Vím, že je to pošta, byla od Karla, přišla letos někdy mezi únorem a dneškem. Pokud si ještě vzpomínám, email měl nějakou přílohu. Ha! Jak to tam napsat?
kind:email from:karel after:1.2.2008 Cerekev has:attachment
Hotovo, systém vyhledal asi 2 e-maily, mezi nimi dokonce ten, který jsem hledal :-) A to je smysl hledání - nechci se systému na něco zeptat a potom se probírat desítkami a stovkami nalezených výsledků. Chci se zeptat a vybrat si z pár nalezených možností. Potom je hledání rychlejší a příjemnější. Příště si možná povíme také o hledání na Google, Seznamu, Jyxo a některých dalších vyhledávačích, které také mají docela zajímavé možnosti.
Základní logika vyhledávacích příkazů
| AND | hledaná slova nebo fráze se musí vyskytovat vždy a zároveň. |
| OR | hledaná slova nebo fráze se musí vyskytovat alespoň v jednom případě |
| NEAR | hledaná slova nebo fráze se musí vyskytovat blízko sebe |
| () závorky | spojovat logiku lze pomocí zavorek |
| "hledaný výraz" | uvozovky - spojují hledaná slova do hledaného výrazu. Je potom vyhledáván jako celek. |
| operátory > a < | operátory větší - menší vám umožní omezit hledání na určitou oblast, například size:>2000 AND size:<5000 |
| * (hvězdička) | Zástupný znak pro část řetězce. Hledáním ve*ka vyhledáte veka, večerka, veverka. |
Pomocí logiky je možné tedy spojovat výrazy a kombinovat jejich moc. Pokud vezmeme Váš modelový příklad, mohli bychom hledat asi zhruba toto: Karel AND (Cerekev NEAR potápění). Výsledek by byl jistě lepší, ale stále neumíme rozlišit umístění a mnoho dalších podrobností, které umožní najít právě jen jeden dokument nebo omezenou sadu dokumentů.
Rozlišení umístění
Potřebujeme rozlišit umístění, kde se to, co hledáme nachází. Je to soubor, e-mail nebo něco jiného? Toto je možné rozlišit přepínačem "store".
| store:file | Hledá se soubor, který je umístěný v souborovém systému |
| store:csc | Hledá se soubor, který je umístěný v off-line úložišti. Použijí hlavně uživatelé z podnikových sítí, kteří mají možnost si mapovat disky ze sítě a používat jejich off-line podobu. |
| store:mapi | Hledá se ve složkách Outlooku. Pozor, neurčuji, zda je to e-mail, může to být klidně příloha nebo položka kalendáře. Ale důležité je umístění. |
| store:oe | Hledá se v úložišti Outlook Expressu. Kdo používá Outlook Express, je toto přepínač právě pro něj. |
Vlastnosti dokumentu
Takže již víme, kde se hledá. Nyní přijdou na přetřes vlastnosti dokumentu, které můžeme též vyhledávat a omezovat jimi výsledky. Kde se tyto vlastnosti berou? Většina dokumentů má spoustu vlastností - podívejte se třeba do dokumentu Wordu, menu soubor - vlastnosti dokumentu. (Office 2007 Office menu - připravit - vlastnosti dokumentu - upřesnit vlastnosti.) Najdete tam název, předmět, autora, kategorie, komentáře, klíčová slova a spoustu dalších. E-Mail má také soustu vlastností, html stránka také, pdf dokument, excel dokument, ty všechny mají takovéto vlastnosti. V obrázcích jsou uloženy podobné informace.
| title:hledané slovo | Prohledává se vlastnost titulek, předmět. |
| kind: | kde parametr kind udává, co to vlastně hledáme. S výhodou jej můžeme použít pro upřesnění typu hledaného dokumentu, když například neznáme jeho formát. Vím, že jsem vytvořil dokument, ale již si nepamatuji, jestli to byl excel nebo to bylo ve Wordu nebo jsem to nakonec uložil jako PDFko? kind:document Hledám hudbu, ale v jakém formátu ji mám uloženu? mp3,wma, nějaký další: kind:music. Informace byly v E-Mailu, mám je v poště nebo jsem si jej uložil na disk? kind:email. Operátor kind podporuje následující přepínače: e-mail (nebo email),document, task, meeting, video, picture, music, program, link, contact, notes, folder, folder name, |
| date:datum | Určení data vytvoření nebo přijetí zprávy nebo dokumentu. Zadávat můžete je přesný datum, tak symbolický datum, například date:včera nebo date:minulý týden, date:minulý měsíc, date:2.3.2008 |
| modified:datum | Narozdíl od kritéria date, které hledá ve poli vytvoření i modifikace, kritérium modified vyhledává pouze v vlastnosti datum změny. Zápis kritéria je stejný jako v předchozím případě |
| importance:high | low | normal | Prohledávají se pole důležitost a priorita. Zadávat můžete tyto tři omezující podmínky. |
| size:velikost | Velikost hledaného dokumentu. Velikost se zadává v bytech, ale aby jste nemusili vypisovat spoustu nul na konci, je možné zadat jednotky. Například hledám soubor a vím, že jeho velikost je větší než 5 MB, napíšu: size:>5MB |
| isdeleted:true | false | prohledává pouze dokumenty, které již byly "smazány". Tedy u systému souborů hledá v koši a v poště prohledává odstraněnou poštu. Naopak isdeleted:false nebude prohledávat tyto úložiště. |
| isattachment:true | false | Pokud hledáme soubor, o kterém víme, že byl poslán jako příloha e-mailu, určíme isattachment:true. Naopak, hledáme dokument a stále se nám plete několik jeho verzí, které jsme posílali e-mailem, je možné je vyloučit právě tímto přepínačem: isattachment:false. |
| to:jméno nebo adresa | Kvalifikátor komu určuje prohledávání vlastnosti Komu. Můžete zadat přesnou adresu, ale pouze jméno nebo část jména. Například: to:karel. |
| cc:jméno nebo adresa | Kvalifikátor cc určuje prohledávání pole Kopie. Podmínky platí stejné jako u předchoího. |
| from:jméno nebo adresa | Kvalifikátor from určuje prohledávání vlastnosti Od. |
| category:jméno kategorie | Pokud si kategorizujete své dokumenty ve vlastnostech, je potom velice snadné si rozdělit dokumenty a vyhledávat v nich. Například: category:práce, category:soukromé. |
| keywords:hledaná fráze | Určuje, že hledané fráze se musí vyskytovat v poli keywords - tedy v poli klíčová slova. |
| filename:hledané fráze | Určuje výskyt hledané fráze - musí to být částí jména souboru. Například filename:cerekev vyhledá všechny dokumenty (ať již myslíme dokumentem cokoliv, kde je slovo cerekev součástí jména. |
| author:hledaná fráze | Určuje výskyt hledaného slova v poli autor. |
| folder:hledaná fráze | Zúží výběr pouze na složku nebo složky a její podsložky, jejíž jméno obsahuje hledané fráze. |
| ext:doc | Hledá soubory pouze s touto uvedenou příponou. To může značně snížit počet výsledků v hledání. Co takhle dokument ve Wordu, který je přílohou a je umístěn ve složce Help? ext:doc AND folder:help. |
| type:kvalifikátor typu | Kvalifikátory pro typ jsou různorodé. Zadávejte část nebo celé slovo, které se objevuje v detailním výpisu souborů. Takže například: type:image, type:obrázek, type:dokument, type:html, ... |
| comments: | Hledání v komentářích. |
| lastsavedby:jméno | Podle jména posledního editora dokumentu. |
| datelastprinted:datum | Podle data posledního tisku. Jako u všech datumových položek je možné i relativní určení data (včera, dnes, ...) |
| slides:počet | Počet snímků v prezentaci (například prezentaci Power point). Můžete používat logická znaménka větší a menší (slides:>20) |
Hledání v kontaktech
Dokumenty nejsou to jediné, co lze hledat. Hledat se dají i kontakty. Je jich mraky, máme je rozházené všude možně. Znáte to, dostanete vizitku, rychle ji překlepnete do Outlooku nebo mobilu. Za čas si již stěží vzpomenete na jméno firmy, když je dobře, na funkci dotyčného. Aspoň já, moje paměť na jména je ... strašná.
| jobtitle:hledané fráze | Prohledává pole funkce (tedy pokud jej vyplňujete) |
| imaddress:hledané fráze | Pole adresa, například imaddress:vaclavd@gmail.com |
| nickname:hledané fráze | Pole přezdívka |
| phone: telefonní číslo | Prohledává pole telefonních čísel |
| firstname:hledané fráze | Prohledává pole příjmení a jméno. |
| lastname:hledané fráze | |
| birthday:datum | Vyhledá kontakty, které, pokud mají zadáno, mají narozeniny v určený datum. Opět je možné datum zadávat i relativní určení, například zítra, včera, dnes, tento týden. |
Hledání v poště
Již bylo naznačeno při hledání ve vlastnostech dokumentu. Tyto vlastnosti se hodně prolínají, takže hledání podle určité vlastnosti nezaručuje hledání pouze v poště. Například hledání podle Předmětu zprávy nezaručuje hledání pouze v poště, protože předmět mají i dokumenty pořízené v Wordu, Excelu, Powerpointu.
| from: to:, cc:, bcc: | Hledá v polích zprávy Od, Komu, Kopie a slepá kopie |
| sent:datum | Hledá v poli datum doručení. Jak platí u všech datumových položek, je možné hledat i zadáním relativního určení (včera, minulý týden). |
| subject:hledaná fráze | Hledaná fráze se musí vyskytovat v předmětu zprávy. Předmět zprávy se bude prohledávat i při použití kvalifikátoru title. |
| hasattachment:true | false | Určení, zda má zpráva přílohu nebo ne. |
| attachment:hledaná fráze | Upřesnění jménem přílohy. Zpráva musí obsahovat příloha, jejíž jméno obsahuje hledanou frázi. |
| isread: true | false | Určení, ze je zpráva přečtena nebo ne. |
| hasflag:true | false | V Outlooku můžete označovat zprávy různými příznaky. Hledání se zůží pouze na zprávy buď mající příznak nebo nemající. |
Hledání v kalendáři
Hledání v kalendáři Outlooku, pokud si tam vedete opravdu všechno, může být během na dlouhou trať. Ale zjednodušit si je můžeme.
| recurring:true | false | Události se mohou opakovat. Asi jako dejavů. Ne, pondělní porada opravdu není dejavů. Ale opakuje se. |
| organizer:jméno | Podle organizátora schůzek. |
| location:hledaná fráze | Podle umístění schůzky. |
Hledání muziky
Každý z nás má plný počítač hudby v různých formátech. Takže když něco hledáme, je to na delší lokte.Pokud nám Windows desktop search nebo Window Vista indexují úložiště hudby, je to snazší. Takže podle čeho všeho je možné vyhledávat v mutimediálních souborech?
| artist:jméno nebo část jména | Jméno umělce nebi skupiny |
| duration:délka záznamu | Prohledává a porovnává délku záznamu. Zadávejte ve tvaru času (MM:SS). Například: duration:6:00, duration:>10:00 |
| album:hledaná fráze | Vyhledávání podle názvu alba, názvu filmu a pod. |
| genre:rock | klassic | ... | Podle kategorie nebo stylu. |
Hledání v obrázcích
Obrázky, hodně podobně jako muzika a filmy, mají také své specifické vlastnosti. Některé jsou přímo měřitelné - například výška, šířka, některé jsou zapsány v EXIF informacích uvnitř obrázku.
| cameramake:název | Jakým typem kamery byla fotografie pořízena. Například cameramake:nikon, cameramake:olypus |
| dimension:8x10 | Rozměry obrázku |
| orientation:landscape | portait | Orientace forografie - na výšku nebo na šířku |
| taken:datum | Datum pořízení zapsaný v EXIF informacích fotografie. To se může lišit od data vytvoření fyzického souboru, protože ten je vytvářen při zápisu souboru na disk. Jako u všech datumových položek, je možné zadávat i relativní operátory. |
| width:velikost, height:velikost | Výška a šířka. Například: width:>1000, height:<100 |
| flash mode:flash | no flash | Pořízení s bleskem nebo bez blesku. |
Hledání ve Windows Vista i v Windows XP s Windows Desktop Search mí ještě další možnosti, ale o těch až někdy v dalším článku, která bude již kratší. Ale nechtělo se mi tento článek dělit na dva.
